Wissen Sie, was Power BI ist? Noch ein Werkzeug, das was mit Daten macht? Sie arbeiten schon mit QlikView oder Tableau? Ist Power BI das bessere Excel?

Power BI für Eilige

Was ist Power BI? Power BI ist ein Markenname für das Microsoft Business Intelligence Ökosystem. Konkret geht es um Abfragen, Aufbereitung und Visualisierung von Unternehmensdaten. Power BI ist teilweise Cloud-basiert. Es ist von Microsoft und im kleinsten Lizenzmodell ist MS Power BI kostenfrei.

Es besteht aus

  • Power BI Desktop: Eine Software, die auf Ihrem Computer installiert wird. Kostenfrei. Hier verbinden Sie sich mit verschiedenen Datenquellen und importieren Daten, erstellen Datenmodelle und kreieren ansprechende, interaktive Reports. Ihre Ergebnisse in Power BI Desktop können Sie speichern. Diese Datei können Sie weitergeben. Genau wie bei Excel.
  • Power BI Service: Statt Dateien weiterzugeben, veröffentlichen Sie Ihre Reports in der Office365 Cloud. Sie steuern, wer im Unternehmen welchen Report und welche Daten sehen darf. Die Kollegen brauchen nur einen Browser. Wenn Sie etwas Teilen möchten, ist es nicht mehr kostenfrei. Natürlich können die Daten online automatisch aktuell gehalten werden.
  • Power BI Mobile: Die Kollegen, Ihr Chef oder Sie selbst können sich die Reports auch mobil ansehen - einfach von unterwegs auf dem Tablet oder dem Mobiltelefon.
  • Power BI Report Server: Der Cloud-Service wird bei Ihnen lokal installiert - on premise wie man heute sagt. Das ist allerdings teuer.

Und dann gibt es in Microsoft Power BI noch viele weitere Komponenten. Beispielsweise Dataflows, um Daten zentral aufbereitet zur Verfügung zu stellen. Oder "Pixelgenaue" Reports, die allerdings nur in der Premium-Version zur Verfügung stehen. Das On Premise Data Gateway, um Daten in der Cloud automatisch aktuell zu halten. Und mit Power BI embedded sogar die Möglichkeit, Reports oder Teile davon in der eigenen Webseite oder eigenen Anwendung zu integrieren.

Und mit der Integration in Office 365 als Teil der Microsoft Azure Cloud sind plötzlich Machine Learning oder Deep Learning nur noch Mausklicks entfernt.

Soweit für die Eiligen.

Excel und Excel Power Pivot

Excel ist das zentrale Werkzeug für Datenauswertungen. Niemand gibt es zu, gleichzeitig leugnet es niemand: Selbst wenn teure Werkzeuge vorhanden sind, wie QlikView oder Tableau. Die wichtigste Funktion ist: Export to Excel.

Excel ist jedoch für komplexe Auswertungen und große Datenmengen nicht ausgelegt. Es wird langsam und streikt ab einer Million Zeilen. Mit Excel 2010 kam daher Excel Power Pivot auf den Markt, welches man sich zusätzlich installieren musste. Mittlerweile ist es Teil von Excel (in den Professional Lizenzen sowie bei Office 365).

Excel Power Pivot ist erstaunlich unbekannt. Dabei kann man sich hier endlich von komplizierten SVerweisen lösen, viele verschiedene Datenquellen kombinieren und sehr performant Daten auswerten. Mehrere Millionen Datensätze sind mit Power Pivot plötzlich kein Problem mehr! Und auch Excel Dashboards können vernünftig aussehen:

Excel Power Pivot Dashboard

==> Lesen Sie unseren Artikel über Excel Power Pivot, wenn Sie mehr wissen möchten.

Die Ergebnisse müssen allerdings weiterhin per Datei weitergeben. Große Dateien oder verschiedenen Versionen machen einem das Leben schwer. Und Power Pivot hat keine Lösung, wenn nicht jeder alle Daten sehen darf. Es gibt kein Berechtigungskonzept Außer Dateien kopieren und Daten eingeschränkt laden. Noch mehr Excel Dateien.

Power BI Desktop

Jetzt kommt Power BI ins Spiel. Gutes aus Excel Power Pivot wurde extrahiert und floß in Power BI Desktop ein. Versteht man Excel Power Pivot, kommt man mit Power BI Desktop schnell zurecht (umgekehrt gilt das natürlich auch).

Power BI Desktop ist eine Art Entwicklungsumgebung für Datenauswertungen oder neudeutsch Dashboards. Power BI Desktop installiert man auf seinem Laptop - kostenfrei. Mit der Software verbindet man sich mit verschiedenen Arten von Datenquellen. Absoluter Plusplunkt: Man kann sich mit so vielen Datenquellen verbinden, wie man möchte. Denn der Traum eines großen intergrierten Systems, in dem sich wirklich alle notwendigen Daten befinden...der sollte endlich ausgeträumt sein. Oder haben Sie in Ihrem SAP System aktuelle Wetterdaten, Börsendaten oder Daten, die Sie von Lieferanten erhalten?

Power BI Service

Die Dashboards, die man in Power BI Desktop erstellt hat, kann man im Web veröffentlichen und so weitergeben. Endlich weg von lokalen Dateien. Dazu lädt man diese in der Office 365 Cloud, in den Power BI Service. Zum Betrachten benötigt man nur noch einen Browser:

Power BI Demo-Dashboard

==> hier können Sie sich direkt eine Live Demo ansehen

Natürlich lassen sich die Ergebnisse mit anderen Kollegen teilen. Mit dem Power BI Berechtigungskonzept kann man detailliert steuern, wer im Unternehmen welche Report sehen darf. Darüber hinaus bietet Power BI unter dem Namen Row Level Security die Möglichkeit, mehreren Kollegen das gleiche Dashboard anzubieten, jedoch mit verschiedenen Daten. So sehen Kostenstellenverantwortliche jeweils nur Daten aus dem eigenen Bereich, Vorgesetzte hingegen können einen übergreifenden Blick einnehmen.

Aktuelle Daten

Die Daten des letzten Monats erhalten Sie erst am 10. des darauf folgenden Monats? Und das nur, wenn wenn es gut läuft?

Power BI bietet durch direkte Verbindungen zu den Datenquellen die Möglichkeit, dass sich Daten für Dashboards einfach aktualisieren. Und zwar ohne, dass eine Excel-Datei kopiert und jeden Monat angepasst werden muss. Und das online. Mit dem On Premise Data Datagateway kann die Cloud notwendige Daten direkt aus Ihren Systemen laden und die Reports automatisch veröffentlichen. Einmal am Tag. Oder jede Stunde. Mit einer Pro-Lizenz dürfen Sie das bis zu acht mal am Tag.

Apropos Lizenzen.

Lizenzen und Kosten

Der Einstieg ist leicht. Power BI Desktop ist kostenfrei. Das Veröffentlichen in den Power BI Service in den eigenen Arbeitsbereich ist ebenfalls kostenfrei. Selbst die Funktion, mit der Daten über den Gateway aktuell gehalten werden halten, ist kostenfrei.

Natürlich möchte man an Reports gemeinsam arbeiten und diese dann an Kollegen freigeben. An diesem Punkt angekommen benötigt man selbst und jeder Kollege, der den geteilten Report sehen soll, eine Pro-Lizenz. Diese kostet aktuell 8,40 EUR (Brutto) pro Monat.

Neben der Pro-Lizenz gibt es eine Premium- Lizenz. Mit dieser Power BI Premium benötigen Benutzer keine weitere Lizenz, wenn sie einen Report nur ansehen sollen. Premium ist aber sehr teuer und startet ab ca. 4.200 EUR im Monat. Nicht gerade ein Einstiegspreis. Allerdings umfasst diese Lizenz viele weitere Funktionen, die eine Pro-Lizenz nicht hat.

Zum jetzigen Zeitpunkt ist eine Premium per User Lizenz in Planung (verfügbar Anfang 2021). Damit können viele Premium Funktionen einzelnen Benutzern zugänglich gemacht werden.

Features in Power BI

Power BI Desktop nutzt Power Query für die Verbindung zu Datenquellen, zum Filtern, Transformieren und Ergänzen von Daten. Power Query gibt es bereits in Excel. Dort wurde es umbenannt in Get & Transform (sehr zur Freude vieler Buchautoren...). In Power Query stehen viele Arten von Datenquellen zur Verfügung, wie SQL-Datenbanken, viele Dateiformate, Online-Dienste (beispielsweise SalesForce) und mittlerweile sogar einen SAP HANA Connector. Die Anzahl wächst, da die Connectoren auch von Drittanbietern bereit gestellt werden können.

Sicherlich eines der wichtigeren Features ist, dass die verschiedenen Datenquellen übergreifend ausgewertet werden können. Sie benötigen kein langwieriges Projekt, bis Daten zentral integriert und verfügbar sind, um diese auszuwerten. Plötzlich können Sie sofort Daten eines neuen Lieferanten und Daten Ihres eigenen ERP-Systems ohne Wartezeit zusammen auswerten.

Durch die Integration in die Azure Cloud-Lösungen (Office365 ist selbst Teil von Microsoft Azure) haben Sie Zugriff auf viele weitere Services. Nutzung von Machine Learning und Deep Learning wird möglich.

Und nicht zuletzt durch die Integration von Python und R hat Microsoft Schnittstellen zu bedeutenden externen und offenen Systemen geschaffen. Für den Einstieg und für ein einfaches Sales-Dashboard ist das nicht relevant. Aber gut zu wissen, welches Potential zur Verfügung steht.

Die expliziten Datenmodelle in Power BI haben auch eine Dokumentations-Funktion. So werdenMan selbst aber auch Kollegen verstehen Zusammenhänge schneller als über geschachelte SVerweis-Formeln über mehrere Arbeitsmappen in Excel.

Power BI ermöglicht die weitgehende Automatisierung von Auswertungen. Statt jeden Monat Excel-Dateien zu kopieren und anzupassen wird die vorhandene Auswertung einfach aktualisiert - fertig. Gerne auch täglich oder sogar stündlich. Gerade zur Zeit von Corona merkt man, wie nützlich tagesaktuelle Daten sind.

Unterschied zu Excel und Power BI?

Die Frage nach "entweder oder" stellt sich nicht. Excel stirbt nicht aus. Also ist "sowohl als auch" die bessere Variante. Werfen wir einen Blick ins Controlling:

Sie kennen diese Vielzahl an Exceldateien pro Kostenstelle und Jahr. Kilometerlange Excel-Tapeten aus Unterkostenstellen, Kostenarten und Plan-Monaten. Hunderte SVerweise, um Soll/Ist Abgleiche machen zu können.

Das fällt weg mit Power BI? Nein! Die "Tapeten" sind prima - um Daten einzugeben. Für Jahresplanungen oder unterjährige Planungen. Das ist manuelle Arbeit und irgendwo müssen die Verantwortlichen der Kostenstelle die Daten eingeben.

Aber wer braucht diese ganzen Listen als Auswertung? Mit vielen bedingten Formatierungen, um negative Zahlen darzustellen, mit roten/grünen Hintergründen, damit man beim Scrollen durch die Tapete bei positiven oder negativen Dingen stehen bleibt.

Wissen will ich aber doch:

  • Wie ist die Abweichung von Ist zum Plan?
  • Welche sind die Kostenstellen, die das Budget gerissen haben?
  • Was sind meine Kostentreiber im Vergleich zum Vorjahr oder Vormonat?
  • Welche Kostenstellen planen immer zu hohe Budgets?

Wollen Sie die Antworten wirklich in diesen Excel-Tapeten suchen? Eigentlich will man auf einen Blick die wichtigsten Fragen beantwortet haben. Und dann will wissen Warum. Einen Drill-Down in die Kostenstelle, die das Budget überzogen hat. Woran lag es? An welcher Kostenart, an welcher Unterkostenstelle und wann?

MS Excel mit MS Power BI

Es ist kaum anders zu erwarten: Beide Systeme arbeiten hervoragend zusammen. Fertig aufbereitete, interaktive Reports in Power BI lassen dem Nutzer zwar schon viele Freiräume. Es gibt aber die Personen im Unternehmen, die Daten nochmal anders auswerten möchten, als vorgesehen.

Diese Benutzer können sich mit Excel mit Power BI verbinden (genauer: mit einem Dataset). Und können sie in Excel weiter analysieren. Ohne etwas zu exportieren oder via Zwischenablage transportieren zu müssen. Und der Vorteil: Sie bauen auf der gleichen Datenquelle auf.

Power BI Report Server

Wenn man partout nicht möchte, dass die Daten das Unternehmen verlassen, holt man sich alle Funktionen des Power BI Service nach Hause. Mit anderen Worten: Power BI Service on premise. Für den Benutzer ändert sich wenig - er veröffentlicht nur nicht Online, sondern lokal.

Allerdings benötigt man dann Zugriff auf das Unternehmensnetzwerk, um die Dashboards betrachten zu können. Das Teilen mit externen Benutzern (Kunden/Lieferanten, siehe unten) wird dadurch stark erschwert.

Für die Nutzung des Power BI Report Servers benötigt man allerdings eine Premium Lizenz. Und dann gilt ohnehin: "sowohl als auch". Also sowohl On Premise als auch Cloud. Das bedeutet, dass man vertrauliche Daten im Unternehmen belässt. Und Daten, die für Lieferanten oder Kunden von Interesse sind, veröffentlicht man in die Cloud.

Und die Daten verlassen das Unternehmen?

Ja. Bei Power BI veröffentlicht man die Daten in der Cloud. Die Cloud ist noch so ein unscharfer Begriff. Die Daten gehen praktisch in ein Rechenzentrum, das von Microsoft betrieben wird. Der Vorteil: Dieses Rechenzentrum ist wohl sicherer als die meisten Unternehmensnetzwerke, da sich in der Cloud Heerscharen nur um die Netzwerksicherheit kümmern. Und um Backups. Und um Speicher-, Netzwerk-, Stromversorgungs- oder Geo-Redundanzen. Sichtbar bleiben die Daten nur für Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen. Und auch das lässt sich weiter einschränken. Nicht jeder Mitarbeiter soll alle Daten sehen.

Bedenken Sie: Wenn Sie heute beispielsweise OneDrive, Outlook über Office365 oder OneNote nutzen, dann sind Teile Ihrer Daten ohenhin schon in der Cloud.

Anwendungsgebiete innerhalb des Unternehmens

Ihrer Fantasie sind keine Grenzen gesetzt. Finanzen und Controlling kommen einem sofort in den Sinn. Was noch:

  • Bewertung von Transportdienstleistern im Versand (gut für das nächste Offerten Gespräch)
  • Analyse der Fertigung (Liegezeiten, Durchlaufzeiten, Plan/Ist Abweichungen)
  • Kundenbewertung und Kundenvergleiche (Was kauft Kunde A was B nicht kauft)
  • Proaktives Monitoring von Bestellungen (Bestellverhalten eines Kunden ändert sich)
  • Marktvergleiche/Branchenvergleiche (Stichwort Evolution Index)
  • Sensordatenauswertungen und Anomalie-Erkennung (Health-Monitoring von Maschinen in der Produktion)

Anwendungsgebiete außerhalb des Unternehmens

Stellen Sie sich vor Ihr Dashboard zeigt die Einhaltung von Service Level Agreements, den aktuellen Lagerverbrauch von Artikeln oder die Anzahl Support-Tickets. Und Sie möchten Ihren Lieferanten oder Ihren Kunden Einblick in Ihren Service gewähren. Selbstverständlich mit aktuellen Daten.

Sie können Ihre Power BI Dashboards Nutzern außerhalb Ihres Unternehmens freigegeben. Die oben bereits erwähnte Row Level Security macht es möglich. Nicht nur innerhalb Ihres Unternehmes können Sie steuern, welcher Mitareiter welche Daten sehen darf. Sie können das auch für Nutzer außerhalb des Unternehmes festlegen. Außerdem können Sie wählen, ob Sie externen Benutzerern die Lizenzen bezahlen oder diese ihre eigenen nutzen. Viele Ihrer Partner haben ohnehin selbst schon Office 365 und Power BI im Einsatz. Damit haben diese eine ausreichende Lizenz.

QlickView, Tableau und andere Alternativen

Selbstverständlich gibt es Alternativen. Zwei sind schon genannt worden: Tableau und QlikView. Beides sind Produkte, die den sogenannten Self Service BI Gedanken herausstellen. Da wir selbst Power BI als unser Werkzeug identifiziert haben, ist unsere Sicht nicht objektiv. Es gibt aber Gründe, warum wir Power BI immer vorziehen würden:

  • Integration in Office 365: Office 365 ist bei den meisten ohnehin vorhanden. Power BI ist Teil dieser Produktfamilie
  • Excel: Excel fügt sich in Power BI ein. Da man Excel sowieso nicht abschafft, schauen wir lieber, dass Excel integriert wird. Und zwar ohne Export to Excel Button
  • Vision: Power BI ist Teil einer Gesamtvision durch Microsoft. Microsoft hört bei den Datenanalysen nicht auf. Es gibt Lösungen für Machine/Deep Learning, Data Lakes (Datenspeicherung vieler Daten), Data Governance, Hadoop, Kafka und Spark as Vertreter der BigData-Liga und noch sehr vieles mehr. Selbstverständlich ist alles problemfrei mit Power BI verknüpfbar.
  • Kosten: Es gibt immer wieder Vergleichs-Artikel zwischen Werkzeugen. Meist werden 1-2 jährige Projektzeiten unterstellt. Unser letztes Projekt für ein Sales-Dashboard bei einem Kunden hat 5 Tage gedauert. Wir finden daher, dass diese Vergleiche hinken. Den Preis von Power BI halten wir für unschlagbar.

Dann gibt es noch den Magic Quadrant for Analytics and Business Intelligence Plattforms von Gartner, in dem BI-Tools eingeschätzt werden. Die genannten Mitbewerber haben diesen auf ihren Seiten veröffentlicht:

Microsoft finden Sie ganz rechts oben - bei den Leadern.

Einführen von Power BI

Identifizieren Sie ein Projekt mit dem Sie starten möchten. Vielleicht ein Sales-Dashboard für Ihren Außendienst. Machen Sie sich Gedanken, ob Sie das KnowHow intern aufbauen oder einfach das Ergebnis haben möchten (Graustufen sind natürlich erlaubt).

Wünschen Sie den Aufbau durch jemand Externes, dann sollte der Berater Sie durch die Workshops führen. Natürlich muss der Berater wissen, woher die Daten kommen und wie diese interpretiert werden. Ein guter Berater hat Erfahrung, so dass es zu einer gemeinsame Aufgabe wird. Dann werden erste Reports umgesetzt. Wir machen das häufig direkt bei und mit unseren Kunden. Dadurch prüfen wir direkt, ob Ergebnisse passen. "Oh, diese Kundengruppe dürfen wir gar nicht beachten" - das kann der Berater nicht wissen und Sie wiederum merken es erst, wenn Sie es sehen.

Alternativ bauen Sie intern KnowHow auf. In diesem Fall empfehlen wir ein Training zu machen, um Grundlagen vermittelt zu bekommen. Das können Sie bei Schulungsanbietern buchen oder bei Lernplattformen - auch wir bieten das an. Youtube-Videos sind eine Möglichkeit. Jedoch zeigt die Erfahrung, dass kein Zusammenhang vermittelt wird, sondern nur einzelne "Wissens-Inseln".

Halten Sie außerdem die Menge an Personen klein, mit denen Sie starten wollen. Sie können den Kreis der Personen jederzeit erweitern.

Gehen Sie nicht mit falschen Erwartungen heran: Nach dem Training haben Sie noch keine Power BI Ninjas. Ihre Mitarbeiter arbeiten jetzt mit "echten" Daten außerhalb einer Trainingsumgebung. Zielführend ist, wenn man das mit einem Power BI Coach macht. Auf diese Weise lernt man konkret am Projekt. Mit der Zeit werden Ihre Mitarbeiter besser und brauchen weniger Coaching.

Jetzt können Sie weitere Mitarbeiter ausbilden lassen und entweder wieder extern oder jetzt auch intern coachen lassen. Sie können eine Kerngruppe etablieren, die als interne Ansprechpartner bei Problemen dient. Diese haben weiterhin Ihren Power BI Coach in der Hinterhand, falls sie selbst stecken bleiben.

Sie möchten mit uns arbeiten?

Gerne arbeiten wir mit Ihnen zusammen. Wir bieten Grundlagen-Trainings an. Wir coachen Sie und Ihre Mitarbeiter oder setzen Anforderungen selbst um. Außerdem bieten wir eine Art Sprechstunde an, damit Sie oder Ihre Kollegen nicht zu lange an einem Problem hängen bleiben.

Kontaktieren Sie uns - per E-Mail oder rufen Sie einfach an.

Fazit

Jetzt wissen Sie, was mit Power BI gemeint ist.

Ich finde, ein wirklich starkes Werkzeug mit super Integration in vorhandene Infrastruktur und wenigen Hürden beim Einstieg. Dadurch, dass das Werkzeug offen ist, können jederzeit auch Systeme außerhalb des Microsoft Universums integriert werden. Die vielen Integrationen zeigen Potential für die Zukunft.

Eine übliche Nebenwirkung ist allerdings, dass man keine Lust mehr auf Excel-Auswertungen hat